Отпуск авансом — возможен ли, порядок оформления и нюансы удержания при увольнении. Можно ли брать отпуск авансом

В российском трудовом законодательстве термина «отпуск авансом» нет. В ст. ТК РФ прописано, что право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют сотрудники, проработавшие на предприятии не менее полугода. Однако «по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев». Это значит, что новые сотрудники все же могут отдохнуть досрочно, если руководитель даст свое согласие. Надо сказать, что есть категории сотрудников, которые имеют законное право уйти в отпуск, не проработав эти полгода. Это женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работники, не достигшие 18-летия; работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

После отработанного в организации года сотрудник может оформить отпуск в любое время рабочего года согласно утвержденному графику. Рабочий год для каждого определяется индивидуально, его отсчитывают с первого дня трудоустройства в организации. При этом ТК РФ не уточняет, сколько именно времени должен отработать сотрудник с момента предыдущего основного отпуска. Более того, в Правилах об очередных и дополнительных отпусках говорится, что при составлении графика работнику может быть предоставлен отпуск до наступления у него права на этот отпуск. Поэтому ситуация отдыха «авансом» за следующий год и для сотрудников со стажем вполне допустима.

Учебные отпуска и отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком нельзя взять «авансом». Разрешение на такой отпуск дается только при предъявлении документа-основания.

Дела бумажные

Оформить отдых «авансом» не составляет труда. Для сотрудников-новичков выстраивается простая и понятная цепочка: заявление — виза руководителя — приказ — начисление отпускного пособия. Для давно работающих сотрудников процедура начинается с графика отпусков.

Пособие начисляется согласно общим правилам, исходя из сумм среднемесячного заработка (ст. ТК РФ). Выплачивается оно полностью за весь предоставляемый отпуск, вне зависимости от количества дней, которые на тот момент «заработал» сотрудник.

Увольнение и удержание

Сложности возникают, когда сотрудник отгулял отпуск в счет очередного отпуска и решил уволиться до окончания рабочего года, в счет которого его отпустили на отдых. Ведь выплаченные ему деньги — это аванс за предстоящую работу в организации. Это значит, что организация имеет полное право удержать эту сумму из его заработной платы (ст. ТК РФ).

Из этого правила есть несколько исключений. Нельзя вычесть из зарплаты «авансовые» отпускные в случае, если причиной увольнения стало:

сокращение штата сотрудников организации, индивидуального предпринимателя;
ликвидация организации или прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем;
смерть работника или нанимателя — физического лица;
отказ работника от перевода на другую работу по состоянию здоровья, подтвержденного медицинскими документами и пр.

Все эти причины не зависят от воли работника, он не должен погашать задолженность перед работодателем, если увольняется не по своей вине и не по собственному желанию.

Обратите внимание, что бухгалтер при подобных вычетах должен руководствоваться ч. 2 ст. 137 ТК РФ — именно в ней речь идет об удержаниях за неотработанное время. Ошибочно будет вычет из зарплаты производить по ст. ТК РФ, которая ограничивает разовую сумму удержания в пределах 20 % от суммы выплаты. Эта статья распространяется только на зарплату.

А если денег не хватает?

Может сложиться ситуация, когда полагающейся сотруднику последней выплаты не будет хватать на погашение задолженности перед организацией. Это значит, что организация несет убытки. Сумму ущерба можно взыскать с бывшего работника через суд.

Делать это или нет — выбор работодателя (ст. ТК РФ: «Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника»). Прямых запретов Трудовой кодекс не содержит.

Существует, впрочем, и иная точка зрения. Ее сторонники оперируют ст. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках , в которой говорится, что работодатель не должен взыскивать деньги в судебном порядке, если «фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично».

«К сожалению, ни Минздравсоцразвития России, ни Минтруд России не дают официального разъяснения двоякой норме трудового законодательства. Считаю, что ссылаться на «Правила об отпусках» в данном случае неправомерно, они действительны только в той части, что не противоречит ТК РФ (ч. 1 ст. ТК РФ). Приоритет ТК РФ над иными нормативными документами установлен ст. ТК РФ», — делится своим мнением руководитель проектов по управлению персоналом компании СКБ Контур Ирина Савельева.

Оптимальным в данной ситуации видится вариант предложить увольняющемуся сотруднику добровольно погасить задолженность перед работодателем.

Подводя итоги, хочется отметить, что трудовое законодательство предусматривает возможность оформить отпуск в счет очередного отпуска и для новых сотрудников, и для тех, кто работает давно. Однако надо помнить, что в трудовом законодательстве понятие «отпуск авансом» недостаточно регламентировано, а значит работник и работодатель должны искать компромиссы, чтобы избежать возможных трудовых споров.

Начиная со второго рабочего года очередные отпуска предоставляются работникам независимо от того, сколько фактически отработано месяцев периода, за который предоставляется отпуск. В случае увольнения работника, получившего отпуск авансом, бухгалтер может столкнуться с проблемой удержания и учета для целей налогообложения сумм излишне выплаченных отпускных.

Трудовой кодекс допускает отпуск авансом

Конституция РФ гарантирует работникам, которые трудятся в организациях по трудовым договорам, предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Для работодателя такая обязанность установлена в ст. 122 Трудового кодекса РФ.

В Трудовом кодексе есть одно ограничение. Оно относится к первому году работы физического лица в организации. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника только по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. Но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до окончания этого срока. Обратите внимание: в первый год работы пойти в отпуск досрочно имеют право:

— женщины - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

Работники в возрасте до 18 лет;

Работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев.

Со второго года работы работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в любое время года (согласно графику отпусков) независимо от того, отработал сотрудник рабочий год полностью или нет. Напомним, что рабочий год для каждого сотрудника определяется индивидуально с даты его трудоустройства в организацию.

Кроме того, ТК РФ не предусматривает предоставление отпуска пропорционально отработанному времени. Поэтому ситуация, когда отпуск предоставляется авансом, не только допустима, но и весьма распространена.

Если говорить о совместителях, Трудовой кодекс прямо предусматривает возможность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска авансом. Дело в том, что работодатель должен отправить в отпуск совместителя в то же время, когда он берет отпуск по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, отпуск предоставляется авансом (ст. 286 ТК РФ). При этом специалисты Федеральной службы по труду и занятости в своих разъяснениях указывают: даже если совместитель попросит предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск не одновременно с ежегодным отпуском по основному месту работы, то у организации нет достаточных оснований для удовлетворения такого заявления. Это связано с тем, что в данной ситуации работник не сможет полноценно отдохнуть, поскольку, находясь в отпуске по основному месту работы, он будет работать по совместительству, и наоборот (письмо Роструда от 08.05.2009 № 1248-6-1).

Если работнику предоставили отпуск авансом и после этого он увольняется, выходит, что он получил сумму отпускных в большем размере. Отпускные за неотработанные дни отпуска признаются задолженностью работника перед работодателем.

К сожалению, в Трудовом кодексе не сказано, как рассчитать дни отпуска, которые работник отгулял авансом. Поэтому можно воспользоваться методикой расчета, приведенной в п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169. Этот документ до сих пор действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Итак, сначала нужно определить количество месяцев, отработанных сотрудником в рабочем году, в счет которого был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Обратите внимание: в расчет включаются только полностью отработанные месяцы. Если месяц отработан не полностью, нужно действовать так. Остаток до 14 календарных дней включительно из подсчета исключается, а остаток от 15 календарных дней и больше округляется до полного месяца.

Пример 1

Менеджер ООО «Сегмент» Д.Ю. Петров 31 марта 2010 г. увольняется по собственному желанию. В феврале 2010 г. работник находился 28 календарных дней в ежегодном оплачиваемом отпуске. Рабочий год для предоставления отпуска - с 13 ноября 2009 г. по 12 ноября 2010 г.

Получается, что в рабочем году сотрудник отработал 4 месяца и 18 дней. Для расчета суммы удержаний количество отработанных месяцев по правилам округления будет равно 5.

Далее следует определить количество дней отпуска за отработанные месяцы исходя из расчета 2,33 дня за один месяц (28 дн. : 12 мес.) (письма Роструда от 26.07.2006 № 1133-6 и от 23.06.2006 №944-6). Умножением полученного количества дней на средний дневной заработок определяется сумма отпускных, причитающаяся работнику за отработанные месяцы.

Излишне уплаченная сумма определяется как разность фактически выплаченных отпускных и суммы отпускных за отработанные месяцы.

При определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено.

Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17)

Переплату можно удержать из заработной платы

Работодатель имеет право удержать задолженность работника из его заработной платы. Это позволяет сделать ст. 137 ТК РФ. В ней сказано, что удержание из заработной платы работника для погашения задолженности перед работодателем может производиться в том числе для возврата излишне полученных отпускных за неотработанные дни отпуска. Однако работодатель не всегда может воспользоваться данной нормой Кодекса. Удержание невозможно, если работник увольняется по одному из следующих оснований:

Отказ работника перейти на другую работу, когда такой перевод необходим ему в соответствии с медицинским заключением или у работодателя нет соответствующей работы (п. 8 ст. 77 ТК РФ);

Ликвидация организации или сокращение численности или штата (п. 1 и 2 ст. 81 ТК РФ);

Смена собственника организации (в отношении руководителя, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ст. 81 ТК РФ);

Призыв в армию (п. 1 ст. 83 ТК РФ);

Восстановление работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ);

Неспособность к работе по медицинскому заключению (п. 5 ст. 83 ТК РФ);

Смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ);

Чрезвычайные обстоятельства - война, катастрофа и т.п. (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Работодатель имеет право взыскать из заработной платы работника не более 20% суммы причитающихся ему выплат (ст. 138 ТК РФ). На этом этапе возникает вопрос: нужно ли для определения максимальной суммы удержания заработную плату уменьшать на НДФЛ, начисленный с причитающихся работнику выплат? На этот счет существуют две позиции.

Сторонники первой позиции считают, что заработная плата должна быть уменьшена на сумму НДФЛ. Такая точка зрения основана на положениях ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». В ней сказано, что размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Однако в ст. 138 ТК РФ речь идет именно о заработной плате, причитающейся работнику, и ничего не сказано о том, что размер удержания определяется за минусом НДФЛ. А применять нормы Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ в данной ситуации некорректно. Ведь этот закон предназначается для определения условий и порядка принудительного исполнения судебных актов. Так считают сторонники второй позиции.

Нужно ли корректировать налоги и страховые взносы?

В момент выплаты отпускных налоговый агент обязан был удержать НДФЛ из доходов работника. Если сумма отпускных признается излишне выданной, получается, что работодатель удержал из дохода работника и НДФЛ в большей сумме. Поэтому при удержании излишне выплаченных отпускных необходимо вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ. Для этого работник должен написать заявление о возврате (п. 1 ст. 231 НК РФ). Аналогичной позиции придерживаются и специалисты Минфина России (письмо от 14.01.2009 № 03-04-05-01/5).

Тем не менее, если отпуск, предоставленный авансом, и увольнение работника приходятся на один налоговый период, бухгалтер может скорректировать НДФЛ в момент расчета с работником. Для этого необходимо исчислить налог после того, как из заработной платы будут удержаны излишне выплаченные отпускные.

С суммы отпускных компания должна была начислить не только НДФЛ, но и страховые взносы во внебюджетные фонды. Нужно ли их пересчитывать, если часть отпускных оказалась излишне выданной. На наш взгляд, в данном случае перерасчет делать не надо. Просто в периоде увольнения страховые взносы будут начисляться на сумму дохода работника с учетом удержанных сумм.

Кроме того, компании не придется подавать и уточненные расчеты во внебюджетные фонды. Дело в том, что такие расчеты нужно представить только в том случае, когда бухгалтер обнаружит в уже сданной отчетности ошибки, приводящие к занижению базы для начисления взносов (п. 1. ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Но в нашем случае в периоде начисления взносов на сумму отпускных компания не допустила ошибки. Значит, и уточненные расчеты сдавать не надо.

Заметим, что аналогичным образом рассуждали специалисты Минфина России при рассмотрении вопроса о корректировке ЕСН и взносов в Пенсионный фонд при удержании из доходов работника излишне выданных отпускных (письмо Минфина России от 06.03.2007 № 03-04-06-02/38). Такой же позиции придерживались и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 29.05.2008 № 21-18/461).

Что касается налога на прибыль, сумму удержанных отпускных необходимо включить в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467). При этом никакие уточненные декларации компания не должна представлять в налоговые органы. Ведь, как уже отмечалось, никакой ошибки допущено не было (ст. 54 НК РФ).

Внимание

При отражении в бухучете возврата излишне полученных сумм за отпуск на указанную сумму сторнируется дебет счетов учета затрат на производство и кредит счета учета расчетов с персоналом по оплате труда. Сумма средств, поступивших в кассу организации от увольняемого сотрудника, отражается по дебету счета учета кассы в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов с персоналом по оплате труда (письмо Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10)

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете удержание излишне выплаченных сумм отпускных отражается сторнировочными записями. Такой порядок Минфин России предложил в письме от 20.10.2004 № 07-05-13/10.

Пример 2

Продолжим пример 1. Допустим, сумма излишне выплаченных отпускных составила 4000 руб. Заработная плата за март 2010 г. - 25 000 руб. Излишне полученные отпускные удержаны из заработной платы. В организации принято решение, что максимальный размер удержаний из заработной платы работников определяется без учета НДФЛ. Максимальная сумма удержания составила 5000 руб. (25 000 руб. х 20%). Поэтому вся задолженность работника может быть удержана из его заработной платы.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

- 25 000 руб. - начислена заработная плата за март 2010 г.;

Дебет 70 Кредит 68

- 2730 руб. [(25 000 руб. - 4000 руб.) х 13%] - удержан НДФЛ;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 70

- 4000 руб. - сторно на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;

Дебет 70 Кредит 50

- 18 270 руб. (25 000 руб. – 4000 руб. – 2730 руб.) - выплачена заработная плата с учетом удержанных сумм;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-1

- 609 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 2,9%] - начислены взносы в ФСС России;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-2

- 4200 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х 20%] - начислены взносы в ПФР;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-1

- 231 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 1,1%] - начислены взносы в ФФОМС;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-3-2

- 420 руб. [(25 000 руб. – 4000 руб.) х х 2,0%] - начислены взносы в ТФОМС;

Дебет 20 (26, 44 и т.д.) Кредит 69-4

- начислены взносы в ФСС России по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Взыскание через суд

Если работодатель не сможет полностью удержать задолженность из заработной платы сотрудника и при этом работник откажется добровольно ее погасить, организация может обратиться в суд. В данной ситуации неотработанные суммы отпускных будут расцениваться как необоснованное обогащение работника. А такие суммы подлежат возврату на основании ст. 1102 ГК РФ.

Заметим, что в ст. 1109 ГК РФ установлено, что заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные физическому лицу в качестве средств к существованию, не подлежат возврату. Однако отпускные не являются заработной платой. Ею признается вознаграждение за труд (ст. 129 ТК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и Роструд (письмо от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что сумма излишне полученных отпускных составила 10 000 руб., а удержать из заработной платы удалось только 5000 руб. При этом работник отказался добровольно погашать остаток задолженность перед работодателем в размере 5000 руб. Руководство организации приняло решение взыскать сумму излишне полученных отпускных в судебном порядке.

В бухгалтерском учете сделана проводка:

Дебет 76 Кредит 70

- 5000 руб. - отражена задолженность по излишне выплаченным отпускным.

В налоговом учете излишне выплаченные суммы отпускных, которые не были возвращены работодателю, нельзя признать расходом. Дело в том, что этот расход не является обоснованным (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой позиции придерживаются налоговые органы (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

Однако из разъяснений Минфина России, содержащихся в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799, можно сделать вывод, что корректировать расходы на сумму излишне выплаченных отпускных не нужно.

В тот момент, когда компания вернет излишне выплаченные отпускные, они будут включены в состав внереализационных доходов (письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/001467).

Внимание

Минфин России в письме от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799 разъяснил, что образовавшаяся задолженность по заработной плате за неотработанные дни отпуска, по которой истек срок исковой давности, не может быть принята к учету в целях налогообложения прибыли

Закон допускает возможность взять отпуск авансом – до того, как сотрудник накопит достаточное количество дней. Однако с после отправки сотрудника в отпуск авансом возникает много вопросов. Разберемся с самыми частыми в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

при каких условиях предоставляется отпуск авансом;
как рассчитать размер удержания после отпуска авансом;
как рассчитать неиспользованные дни отдыха при отпуске авансом.

Любой сотрудник имеет право взять отпуск авансом – то есть даже тогда, когда он еще не «заработал» достаточное количество дней отдыха. Однако в таком случае при увольнении может возникнуть долг за неотработанный отпуск, а работодатель может удержать при увольнении лишь 20% зарплаты. Рассмотрим, как правильно предоставить отпуск авансом, как посчитать неотработанные дни, а также что делать, если невозможно удержать неотработанные отпускные выплаты.

Когда допускается предоставление отпуска авансом

Сотрудник любой российской компании вправе уйти в отпуск после полугода работы в организации, но если работодатель не возражает, сделать это можно и раньше.

Марина КОРОТИНА, главный специалист отдела по правовому обеспечению и кадрам АНО «Транспортная дирекция чемпионата мира по футболу 2018 года в Российской Федерации» (Москва)
Не указывайте в трудовом договоре, что основной отпуск предоставляют сотруднику пропорционально отработанному времени
Если закрепить в трудовом договоре положение, что оплачиваемые отпуска предоставляют пропорционально отработанному времени, это ущемит права сотрудника. Право на отпуск за первый год возникает у работника через шесть месяцев непрерывной работы в компании. Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть использован и раньше, причем полностью (ст. 122 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по заявлению, в том числе авансом. Единственное исключение – дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда, который предоставляют только за стаж работы в таких условиях (ч. третья ст. 121 ТК РФ).

Согласно трудовому законодательству, за второй и последующий годы работы отпуск предоставляется строго по графику. Эксперты не рекомендуют указывать в трудовом договоре условие о предоставлении отпуска пропорционально отработанному времени – это ущемит права работника. Единственным исключением из правила, по которому право на отпуск возникает спустя полгода непрерывной работы, является предоставление дополнительного отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда.

несовершеннолетние граждане;
женщины и одинокие мужчины с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет;
один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.

По общим правилам в случае увольнения сотрудника работодатель имеет право удержать выплаты за неотработанный отпуск из зарплаты. Но существует ряд оснований прекращения трудового договора, при которых запрещается удерживать неотработанные отпускные:

Расчет неотработанных дней отпуска, предоставленного авансом

Для расчета количества месяцев работы из подсчета нужно исключить излишки, составляющие менее половины месяца, например 13 дней. Дни, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.

Число заработанных дней отпуска может быть дробным – в данном случае округлять разрешается только в пользу работника. После проведенных вычислений необходимо определить количество неотработанных сотрудником дней отпуска.

Пример: Петров увольняется из компании 30.04.2016. За рабочий год (25.10.2015 – 24.10.2016) сотрудник использовал 28 календарных дней ежегодного отпуска в марте 2016 года. Отработал Петров в компании 6 месяцев и 6 дней. По правилам подсчета 6 дней отбрасываются, и в итоге получается 6 месяцев трудового стажа, дающего право на очередной отпуск в текущем году. Петров заработал право на 13,98 календарного дня отпуска (28/12 × 6), что округляется до 14 дней. Получается, что Петров использовал, но не отработал 14 календарных дней ежегодного отпуска (28 – 14).

Расчет размера удержания после предоставления отпуска авансом

Сумма неотработанных отпускных рассчитывается по формуле:

При расчете суммы удержаний работодатель должен помнить, что она не должна превышать 20% при каждой выплате заработной платы, оставшейся после удержания НДФЛ. Для удержания необходимой суммы работодатель должен издать приказ в произвольной форме с указанием данных работника, количества отработанного им рабочего времени и числа календарных дней отпуска, предоставленного авансом. С документом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Важно, что, удерживая суммы за неотработанные дни отпуска при предоставлении его авансом, работодатель не должен получать согласие работника. В случае если размер задолженности существенно превышает сумму, которую работодатель может удержать, можно предложить сотруднику погасить остаток суммы в добровольном порядке. В этом случае это будет считаться не удержанием, а самостоятельным распоряжением своими доходами.

В момент выплаты отпускных при предоставлении отпуска авансом работодатель удерживает НДФЛ со всей суммы. Если же из зарплаты работника вычитают неотработанные отпускные, получается, что из дохода удерживается НДФЛ в большем размере. Поскольку «незаработанные» отпускные после предоставления отпуска авансом сотрудник получил по закону, он имеет право на возврат излишне уплаченного НДФЛ – на эту сумму уменьшают налог, рассчитанный с последней выплаты работнику. Ранее мы писали: » (№ 2, 2016).

Возврат неотработанных отпускных через суд

Если размер долга перед организацией составляет более 20% зарплаты сотрудника, и при этом сотрудник отказывается добровольно погасить необходимую сумму, вернуть ее через суд у работодателя не получится. Взыскать необходимые средства можно только в случаях, предусмотренных законом. Также неотработанные отпускные в случае предоставления отпуска авансом нельзя считать неосновательным обогащением, если присутствовала недобросовестность со стороны работника или счетная ошибка.

Вложенные файлы

Памятка сотруднику на случай отпуска (бланк).doc
Положение об отпусках (бланк).doc
Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Памятка сотруднику на случай отпуска (образец).doc
Положение об отпусках (образец).doc
Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc

– право, которое появляется у любого, кто отработал на предприятии минимум шесть месяцев. Наша страна приняла международную конвенцию, согласно которой оплачиваемый отпуск может предоставляться с первого дня работы. Но далеко не все работодатели применяют данную систему, большинство предпочитает опираться на ТК РФ.

Статья 122 Трудового Законодательства так же дает право оформить отдых раньше шести месяцев непрерывной работы, если руководитель дает свое согласие. Необязательно, чтобы такой отдых оформлялся пропорционально по отработанному времени. Допустимо оформление в полном объеме, то есть авансовый отдых может быть равен 28 дням, как и обычный.

Трудовой Кодекс РФ регулирует любые отношения, которые возникают между работниками и руководителями. Согласно стандартным правилам, отпуск каждый год может получать любой работник после минимум шестимесячной отработки, непрерывной.

За последующие периоды отдых предоставляют в любой момент, который считается наиболее удобным. Порядок процедуры устанавливается в зависимости от того, в какой очередности предоставляется время отдыха в той или иной организации. Работник использует , чтобы рассчитать отпускные, основы указаны в 139 статье ТК РФ.

Расчетный период теперь равен 12 календарным месяцам, которые предшествуют отпуску. На протяжении каждых 30 дней в среднем рабочие дни имеют число, равное 29,6. 1 календарный год отсчитывается перед 1 числом месяца, когда оформляется отпуск.

Значит, становится возможным оформление отдыха авансом, а не по времени с фактической отработкой. Тогда функцию аванса в связи с предстоящим выполнением обязанностей передают части отпускных, которая была выплачена.

Имеет ли право руководитель удерживать долг за неотработанные отпуска?

Увольнение означает, что в последний день сотруднику передают все суммы, положенные ему. Это касается и времени отпуска, который остался нереализованным.

Если появляется , то у руководителя будет право удержать:

Суммы, на которые согласился сам сотрудник.
Ту часть, что возможно удержать только на основании законодательных норм.

При оформлении увольнения в году получения отпуска, но неотработанном до конца работодатель может удержать суммы, которые не компенсированы трудом, но получены как аванс. Есть лишь некоторые допустимые исключения из этого правила.

Взыскание части суммы недопустимо, когда используются некоторые основания, указанные в ТК РФ.

Цель для любого удержания – погасить долг, возникший перед работодателем, поскольку суммы не были фактически отработаны. Их выдавали сотруднику при условии, что в будущем будут компенсированы. Но к увольнению одна из сторон нарушает данное условие. В результате чего одна сторона получает необоснованное обогащение, а вторая терпит убытки.

Как надо действовать?

Статья 138 ТК РФ содержит общие положения, которые запрещают проводить из единственных средств для существования. Кроме того, говорится, что удержания по размеру не могут быть больше, чем 20% от заработка. Но ограничению подвергается только заработная плата. Оно не касается других выплат, которые к основной деятельности на работе никак не привязаны.

Многие специалисты считают, что подобные нормы не должны применяться, когда идет речь о неотработанных отпусках и удержания в связи с ними. Погашение долга возможно за счет любых средств. Кроме тех, которые невозможно использовать, согласно определенным законодательным нормам.

Для руководителя стоит указать три главных правила, на которые рекомендуется опираться:

Право на 28 дней отдыха сотрудник получает, если трудится на предприятии целый год, в сумме или непрерывно. Если отдых оформляется досрочно, то часть отпускных считается , который предполагает процедуру возврата, если увольнение происходит в году, отработанном не до конца.
Допустимо, когда сумма получается добровольно. Это легко решить даже при недостатке собственных средств работника. Работников нельзя принудительно заставлять вносить деньги в кассу предприятия. В том числе, путем задержки проведения окончательных расчетов. Такие действия могут быть признаны незаконными, и на руководство накладывается ответственность по материальным ценностям.
Если работник отказывается, то и сам руководитель может отказаться, либо организовать взыскание через судебные органы.

В каждом конкретном случае руководитель должен обосновывать свое решение. Именно это позволит защитить себя, если возникнут дополнительные вопросы у проверяющих органов.

О вопросах налогообложения

Этот вопрос вызывает больше всего сложностей в бухгалтерской работе. Особенно, когда речь идет о пересчетах налогов с одной разновидности на другую. Начнем рассматривать вопрос более подробно.

При объект для налогообложения – это доход, полученный плательщиком, в любых разновидностях.

Согласно Налоговому Законодательству, налоговая база – это название характеристики для налогообложения, со стоимостным или физическим содержанием. Когда определяется эта база, то учитываются все источники, из которых поступают денежные средства. База по сборам не уменьшается из-за удержаний, даже если они назначены по решению суда.

Отрицательный ответ будет дан на вопрос о том, необходимо ли пересчитывать доходную часть за тот же период, что и отпускные, полученные в виде аванса. При получении трудового вознаграждения считается, что доход реально получен в последний день месяца, на протяжении которого происходят начисления дохода. Когда были определены отпускные, организация уже провела все необходимые операции с налогом.

Получается, в любой ситуации НДФЛ уже удерживается с сотрудника заранее, при использовании нарастающего итога.

Приведет ли удержание к закономерному итогу в виде уменьшения базы ? Для предприятий в данном случае в качестве базы выступают выплаты и любые другие перечисления, связанные с соглашением трудового типа. Описанию действующих исключений из правила посвящена статья 238 НК РФ. Отдельного разговора из всех пунктов заслуживают компенсации по отпускам, оставшимся нереализованными.

Специалисты высказывают два взгляда. Согласно одному, удержания способствуют уменьшению. Второй строго противоположен первому. Многие склоняются именно к первому варианту. В этой группе принято считать, что выплатой в пользу сотрудников нельзя считать часть отпускных, удерживаемых работодателями.

Если на полученные ранее деньги уже определен ЕСН, его рекомендуют пересчитать. То же касается пенсионных взносов. Первоначально ЕСН платится на всю сумму, положенную работнику.

Если надо произвести корректировку, то это делается так:

Сначала надо понять разницу между налоговой суммой, рассчитанной по базе, с использованием итога и нарастания в периоде отчетности до того, как произошло увольнение. И суммой ежемесячных платежей по авансу, уже перечисленных.
Появление положительной разницы приводит к необходимости перевести в срок соответствующую налоговую сумму.
Если же она отрицательная, то платежи в текущий момент зачитываются на будущее.

Именно к данной версии склоняется большая часть экспертов.

О запретах на удержание отпускных

Когда руководитель удерживает отпускные, он должен учитывать ограничения, введенные статьей 138 ТК РФ. Согласно первой части, 20% от заработной платы – максимум общего размера. Действие правила продолжается, даже если у самого сотрудника нет возражений против факта удержания денег.

Сумма задолженности может быть погашена добровольно, если размер переплаты отпускных при окончательном расчете превышает максимально допустимую сумму. Наличные можно вносить через , допускаются и переводы на банковские счета.

Если же работник подобных шагов не предпринимает, то сумма может быть востребована только в порядке судебных разбирательств. Но судебная практика по этому направлению сложилась весьма противоречивая.

Точно известно, что удержания недопустимы, если при увольнении указана одна из следующих причин:

Смерть работодателя-ИП.
Наступление форс-мажора, чьи признаки соответствуют российскому законодательству.
Признание сотрудника нетрудоспособным на основании медицинских показаний.
Призыв на воинскую службу. Это касается и альтернативного варианта.
Восстановление на должности того, кто ранее занимал данную должность. Обычно это происходит после оформления соответствующего судебного решения.
Отказ от .

Порядок удержания излишне уплаченных отпускных

Удержание, как говорилось, производится в том же периоде, когда платятся сами отпускные. На весь процесс должно уйти не очень много времени. А этапы можно описать следующим образом:

Начинается все с по избыточной сумме, которая была выплачена в счет отпускных
Издание приказа, подтверждающего завершение всех расчетов
Ознакомление с приказом сотрудника, под личную подпись
Сама процедура удержания

Важно соблюдать правила, связанные с очередностью. На первом этапе из заработной платы убираем НДФЛ. После этого переходят к задолженности, определенной на основании исполнительной документации. Только после этого высчитывается остальная часть долга. Обычно за данную функцию отвечает бухгалтерия.

У руководителя есть право на то, чтобы просто забыть о существующем долге. Обычно основание для подобного вывода – маленькая сумма. Например, если задолженность измеряется в копейках. В случае наличия других причин руководитель должен привести веские основания для своего решения.

Если со стороны самого руководства не поступило, то долг висит на сотруднике до тех пор, пока не закончится срок исковой давности. Согласно общим правилам, он составляет не меньше трех лет. Его отсчет можно вести со дня получения информации относительно нарушенных прав. Но допустимо использовать непосредственный день увольнения. Используются и следующие сутки после принятия решения судом о том, что взыскание отменяется.

Налоги и страховые взносы: правила учета

Конкретные действия зависят от того, как ведет себя руководитель по отношению к дебиторской задолженности. Ситуация может развиваться по следующему сценарию:

Погашение в последний день работы полностью.
Отказ в возврате долга со стороны работодателя.
Задолженность прощена, и не учитывалась при окончательном расчете.
Окончание подачи иска.

Ситуация с погашением

В периоде представлений не нужно ничего исправлять. Корректировка проводится в период, когда организуется само увольнение.

. Возвращенная сумма учитывается как часть внереализационных доходов. Ведь ранее они уже были учтены при формировании базы.
НДФЛ. Когда заработная плата выдавалась, НДФЛ уже был учтен со стороны руководства.

При совпадающем периоде увольнения и удержания у руководителя есть право произвести зачет НДФЛ, удержанного свыше существующих норм.

При исчислении используют итог, сопровождаемый нарастанием. Налоговая сумма – это разница между НДФЛ, который начисляется и платится с момента начала периода отчетности. Если допущена ошибка, то НДФЛ может быть уменьшен в зависимости от расчетов, проведенных ранее.

Полученные налогоплательщиком, предполагают совершение действий, состоящих в расчете и выплате. В случае налогового агента как источника, и зачета сумм, которые рассматривались ранее. Правило не обходится без исключений, но они не включают ситуации с авансовыми расчетами.

Процедура возврата проводится, если сотрудник увольняется за другой налоговый период.

В качестве ошибки не воспримут ситуацию, когда с работника удержаны выплаты за текущий период отчетности, но они излишне удержаны за предыдущие отрезки во времени. Ведь в каждом периоде сумма определялась отдельно, как сложение всех факторов, действующих именно на данный момент. Потому и вносить изменения в документы по прошлым периодам не надо.

Подведем итог:

Характерно уменьшение базы для страховых отчислений по суммам отпускных, которые были удержаны или возвращены, а также связаны с зарплатой.
Но это решение будет ошибочным при исчислении базового уровня для показателей в связи с прошлым периодом отчетности, за который и проводилась выплата аванса.

Но работодателю придется скорректировать следующие формы, если окончательный расчет привел к образованию отрицательной суммы по доначислениям:

СЗВ-6-2.
СЗВ-6-1.

Эти отчетные формы сдаются в Пенсионный фонд, вместе с другими сведениями на тот отчетный период, в котором были удержаны неотработанные дни. Главное требование – соответствие между данными в форме АДВ-6-2 и РСВ-1.

Если долг не может быть взыскан

По невозможности взыскания суммы ее нельзя учитывать во время определения базовой части прибыльного налога, которая облагается сборами. Ведь данная процедура не будет соответствовать требованиям по экономической обоснованности затрат.

Не надо НДФЛ, данные по страховым взносам. Их начисление в месяц выплаты не будет считаться правомерным.

При прощении долга

Когда истекает срок давности

Затраты на оплату отпуска первоначально принимаются на учет как часть в расходах по оплате труда. Потому руководители не имеют право повторно проводить операцию с денежными средствами. Отсюда вытекает невозможность принятия к учету самой задолженности, если давность по искам уже закончилась. Можно провести лишь списание, за счет предприятия.

Дополнительные правила. Обращение в суд

Официальная позиция суда по подобным вопросам описывается так. В законодательстве нет оснований для обращения к судебным инстанциям, чтобы они взыскали суммы в связи с днями отпуска без отработки. Исключение – ситуации, когда была допущена счетная ошибка, или когда сами контролирующие органы признали, что причиной превышения стало именно поведение сотрудника, связанное с нарушением действующих правил.

Взысканию не подлежит как сама заработная плата, так и другие платежи, у которых схожее назначение. Это положение обязательно учитывается судами, которые имеют лишь общую юрисдикцию. Свою позицию трудно будет доказать, даже если сам сотрудник письменно согласился выплатить компенсацию, но обязательство свое так и не выполнил.

Оформление и выпуск приказа

Без него невозможно потребовать сумму за время отдыха, фактическая отработка по которому отсутствует. Отметка о согласии работника при этом не относится к обязательным требованиям. Если средств не хватает для , то излишек предлагается вернуть напрямую, через кассу предприятия. При отказе от сотрудничества можно обращаться в судебные инстанции.

В теле документа нужно четко и ясно объяснить, почему именно возникла необходимость в удержании
Как уже говорилось, отметка о согласии не требуется. Потому как спрашивать у самого работника ничего не нужно
Обязательно указание точной суммы к удержанию
Для расчета используют стандартные схемы, по которым определяется и сумма отпускных

Кроме того, есть и реквизиты обязательные для любых документов подобного рода:

Дата подписания.
Наименование и должность, ФИО ответственного лица.
Приведение ссылок к статьям в действующем законе.
Причина удержания и величина. Допустимо использование кратких описаний ситуации.
Наименование.
Адрес, по которому составлялся документ, вместе с датой.
Порядковый номер.
в полной форме.

Когда увольняют в связи с сокращением

Если главная причина увольнения – либо реорганизация предприятия, то компенсации в полном размере выплачиваются всем работникам, которые проработали более пяти с половиной месяцев. Перерасчет и удержание проводятся с учетом данного факта.

Основной документ для решения данного вопроса был принят более 70 лет назад, но его положения во многом до настоящего времени сохраняют актуальность. Это касается положений, которые не противоречат действующей версии законодательства.

Чтобы работник был в курсе того, что происходит с его финансами, второй стороне отдают специальный расчетный листок, где указана подробная информация. В документе пишут о разновидности операции и точной сумме.

В настоящее время само удержание излишне выплаченных компенсаций возможно только в отдельных ситуациях, описанных в законодательстве. Перед проведением процедуры необходимо подробно ознакомиться с существующими нормативами. Тогда меньше вероятность того, что будут допущены ошибки либо возникнут другие конфликтные ситуации.

Лучший вариант – когда стороны соглашаются мирно о возмещении сумм. Например, когда работник добровольно возвращает все в кассу. Но на принуждение в таких ситуациях ни у кого права нет. Если работник не дает согласие, то руководитель может простить долг либо обратиться в суд с требованием о его погашении. Но не все соглашаются на это, поскольку всегда связана с дополнительными тратами.

Суд может принять решение, согласно которому удержание составляет больше 50 или даже 70% от общей суммы по зарплате. Подобные ситуации описываются в законодательных нормах, и не будут считаться удержанием по избыточным суммам в отпускных. При этом надо помнить, что подобные действия относятся к правам работодателя, но не к его непосредственным обязанностям.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Обсуждение: есть 1 комментарий

У нас небольшое предприятие, грамотного экономиста нет и бухгалтер, только что окончила институт. А этот вопрос очень серьёзный. Начальник не стремится помогать, говорит, что других дел много, удерживайте из зарплаты, потом разберёмся. Думаю, потом будем в суде разбираться, потому что удержали со всех уволившихся деньги неправильно.

Ответить

Сотрудник вправе через полгода работы у одного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Но в силу различных обстоятельств, дни отдыха могут понадобиться ему и раньше. Можно ли взять отпуск авансом за период, который еще не отработан? На этот вопрос ответим в нашей статье.

Предоставление отпуска авансом

Ежегодно каждый работник может рассчитывать на 28 дней оплачиваемого отпуска. В первый год работы, если работодатель не возражает, работник может уйти на отдых, отработав меньший, чем 6 месяцев, срок. Отпуск будет «авансовым» и в случае, когда через полгода работы отдых предоставляется более чем на 14 дней.

По истечении первого года работник будет уходить в отпуск согласно утвержденному в организации графику. Работодатель может пойти навстречу и предоставить ему отпуск авансом за следующий год, но нужно учитывать, что для получения такого отпуска работником ни одного дня еще не отработано.

Когда отказать в предоставлении отпуска авансом нельзя

Предоставление отпуска за еще не отработанный период – это право работодателя. В некоторых ситуациях вопроса, «можно ли давать отпуск авансом?», не возникает, поскольку определенным категориям лиц работодатель обязан его предоставить, несмотря на неотработанный шестимесячный период. Согласно ТК РФ, к таким лицам относятся:

сотрудники моложе 18 лет,
работники, усыновившие ребенка до 3-х месяцев,
сотрудницы, написавшие заявление на отпуск авансом перед декретным отпуском , или сразу после него,
работники, желающие взять отпуск в период отпуска по беременности и родам супруги (ст. 123 ТК РФ),
один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ),
работники-совместители, отпуск которых совпадает с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Отпуск предоставлен авансом: возможные последствия

Основной риск работодателя, предоставившего такой отпуск – ситуация, когда работник отгулял отпуск авансом и уволился, не отработав полностью требуемый период. В итоге деньги, выплаченные в виде отпускных, для предприятия оказываются потерянными. Как поступить в таком случае?

Работодатель может произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении работника . Долг за неотработанные оплаченные дни отпуска удерживается из заработка увольняющегося (п. 2 раздела 1 Правил об отпусках, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169, которые действуют до сих пор в части, не противоречащей ТК РФ). Для этого необходимо до выплаты увольняющемуся работнику расчета издать приказ об удержании соответствующей суммы.

Но такая мера применима не всегда.

Во-первых, ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты – он не может превышать 20% от ее суммы (ст. 138 ТК РФ). Если сумма «авансовых» отпускных больше, удержать ее полностью не получится. Работник может вернуть эти деньги добровольно, но только, если он сам согласен на это. При обращении работодателя в суд, как правило, решение принимается в пользу работника.

Во-вторых, производить удержания за отпуск авансом нельзя при увольнении по таким основаниям, как:

ликвидация предприятия (п. 1 ст. 81 ТК),
сокращение численности/штата (п. 2 ст. 81 ТК),
смена собственника имущества предприятия (п. 4 ст. 81 ТК),
отказ работника от перевода на иную работу , необходимую ему по медпоказаниям, или при отсутствии такой работы у работодателя (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК),
призыв сотрудника на военную, или альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК),
восстановление сотрудника, ранее работавшего на этом месте, решением суда, или гострудинспекции (п. 2 ст. 83 ТК),
признание неспособности работника трудиться на основании медзаключения (п. 5 ст. 83 ТК),
чрезвычайная ситуация, при которой работа невозможна (война, стихийное бедствие, эпидемия и т.п.) (п. 7 ст. 83 ТК).
смерть работника, или признание его безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК).

Как рассчитать отпуск авансом

«Авансовые» отпускные рассчитываются также, как при оплате обычного очередного отпуска – из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени (ст. 139 ТК РФ):

определяется среднедневной заработок - сумму зарплат за отработанные месяцы делится на число месяцев работы, а затем разделить на 29,3;
рассчитывается размер отпускных – среднедневной заработок умножается на дни отпуска;
из полученной суммы отпускных удерживается НДФЛ.