Процесс общения бухгалтеров с контрагентами нередко занимает немало времени, а иногда приводит к нежелательным последствиям. Как сэкономить время и эффективно наладить взаимодействие? На эти и другие вопросы нашему корреспонденту ответила опытный главный бухгалтер Хорезмского территориального управления Государственной строительной экспертизы Ирина ИВАНОВА.
- Контрагенты быва-ют разные, со своими плюсами и минусами. Расскажите, пожалуйста, с какими вам приходилось работать?
За годы своей деятельности встречала многих. Говоря о контрагенте, стоит забыть на минуту, что это сторона гражданско-правовых отношений, возможно, юридическое лицо. Для меня прежде всего это люди со своими достоинствами и недостатками. Конечно, с профессиональной точки зрения. Встречаются добросовестные и грамотные, ответственные. Бывают и невнимательные, которые могут потерять документ. Также «головная боль» любого бухгалтера - непунктуальные, часто запаздывающие с предоставлением необходимой документации. Некоторые со временем справляются с подобными недостатками, но есть и такие, для кого такое поведение - «хроника». Последних я бы охарактеризовала как халатно относящихся к своему делу. Конечно, человеческий фактор еще никто не отменял, но грамотный специалист никогда не позволит себе таких промахов без уважительной на то причины.
- Каковы уважительные причины в таком случае?
Бывают ситуации, когда просят заменить документ при наличии слабого оттиска печати. Со временем такая печать выцветает и становится не пригодна к «чтению». Соответственно, этот документ необходимо продублировать. Или еще интересный случай из моей практики. Меня попросили сделать копию договора, так как оказалось, что подпись руководителя на оригинале не соответствовала его подписи в казначействе. Работать с организациями, чье финансирование проходит через казначейство, всегда непросто. В нашей ситуации, в условиях отдаленности от столицы, мы иногда сталкиваемся с задержкой оформления той или иной документации, которая регистрируется в столице. Конечно, все понимают этот момент и стараются найти соответствующий компромисс в рамках законодательства.
- Как контрагенту избежать подобных моментов и не быть обвиненным в халатности?
- Прежде всего работать над собой, совершенствоваться, повышать уровень своих знаний, перенимать опыт успешных в своем деле специалистов. Нередко в таких случаях выручает автоматизация документооборота. Использование электронных средств для управления документами сегодня не редкость и великолепно экономит время и деньги. Также помогает выстраивание приоритетности. Очень важно, чтобы бухгалтер сам занимался этим разграничением, иначе существует опасность попадания в один список всех имеющихся контрагентов.
- Какие контрагенты самые «опасные»?
Недобросовестные, которые стараются тем или иным способом обойти закон, скрывая, к примеру, свой доход. Работая с ними, можно подставить себя под удар. Поэтому, к примеру, перед подписанием договора необходимо потребовать у контр-агента лицензию на право деятельности, проверить адрес регистрации, навести справки. Я не сталкивалась с так называемыми фирмами-однодневками, но это не означает, что их не существует.
- Стоит ли бухгалтеру налаживать отношения с контрагентами? Или достаточно разработать собственные требования к оформлению и срокам передачи документации?
Оформление специальных регламентирующих документов, где будут оговорены часы приема для бухгалтерии, график документооборота, порядок приема-передачи, возможно. Подобный способ нечасто встречается, особенно в малом бизнесе. Также данный метод не целесообразен при работе с контрагентами, от которых зависим мы, например, с госструктурами. «Навязывать» им свои условия бессмысленно. В обоих случаях важно устанавливать доброжелательные взаимовыгодные контакты. Но ни в коем случае не должно быть панибратства. Именно оно зачастую и служит причиной задержек необходимой документации, когда «друзья» начинают просить отсрочки, уступки и пр. Я бы посоветовала регулировать этот момент в системе внутреннего учета. К примеру, благодаря отчету о соблюдении графиков документооборота бухгалтер может контролировать документы, поступившие с опозданием или не поступившие вообще.
- Представьте себе ситуацию, что впереди налоговая проверка, а у вас недостает какого-либо акта или счета-фактуры. Ваш контр-агент опаздывает с предоставлением документа, а время поджимает… Как в такой ситуации не получить стресс и не сорваться?
Когда я чувствую, что «начинаю закипать», я тут же прекращаю свою работу и переключаю свое внимание на другие занятия. Элементарно можно устроить себе 5-минутный кофе-брейк. Нередко в таких ситуациях проблема перестает ею быть. Этот прием помогает и в других стрессовых ситуациях. Бывает, я «теряю» в балансе 2 сума и сутками ищу их. Как здесь не понервничать? А когда я ненадолго отпускаю ситуацию, а потом возвращаюсь к ней в спокойном состоянии - получаю нужный мне результат. Бухгалтерия - очень точная наука, где даже сложные задачи находят свое решение. Главное - дать этому время и возможность.
Успешному взаимодействию с контрагентами могут помочь:
наличие специальных электронных программ, способствующих автоматизации процесса;
разработка регламентирующих документов о ведении документооборота;
определение приоритетности в работе с клиентами;
регулирование процесса документооборота посредством внутреннего учета;
конструктивная и позитивная коммуникация в рамках профессионального общения;
особое внимание к новым и малоизвестным контрагентам во избежание возможных отрицательных последствий.
Секреты
успешной практики узнавала Наталья СПИРИДОНОВА,
наш корр.
Введение
1. Документирование процесса поиска контрагентов
2. Договоры с контрагентами
3. Документирование расчетов с контрагентами
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Развитие рыночных отношений коренным образом изменило хозяйственно-правовые отношения в нашей стране. Если раньше в их основе лежали плановые задания директивных органов, типовые формы договоров и установившиеся схемы финансовых расчетов, то теперь все это медленно, но неуклонно уходит из нашей жизни. На смену приходят новые взаимоотношения, в основе которых лежит договор.
Договор - соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).
Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.
Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.
В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.
На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.
1. Документирование процесса поиска контрагентов
Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм должна включать:
·предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;
·текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;
·выявление и изучение новых фирм и организаций - возможных контрагентов по экспорту и импорту;
·систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта-импорта;
·наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.
Информация по фирмам, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье.
Вопросы, по которым подбираются материалы для досье, могут быть разделены на две группы.
Общая характеристика фирмы: род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара.
Специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается сотрудничество.
Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм (открытые акционерные общества публикуют их ежегодно в обязательном порядке), справки банков и специализированных информационных фирм.
Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специально сотрудниками внешнеэкономической организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:
·карта фирмы - базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация на интересующую фирму;
·сведения о переговорах с фирмой;
·сведения о деловых отношениях.
Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:
·страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номер ее телефакса;
·год основания фирмы;
·предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;
·производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам);
·данные о финансовом положении фирмы;
·сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т. д.);
·важнейшие конкуренты фирмы;
·владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями;
·оборот, в том числе с российскими организациями;
·отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).
Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник.
Кроме перечисленных в карте данных, в досье фирмы должны быть включены:
·характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями;
·данные балансов фирмы за хозяйственный год;
·данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).
Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:
·предмет переговоров;
·результат переговоров;
·характеристика представителей фирмы, проводивших переговоры: особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов;
·поведение фирмы во время переговоров;
·деловые отношения с другими партнерами.
Сведения о деловых отношениях, в отличие от сведений о переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат аналитические данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.
Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды.
Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. Процесс «добычи» информации заставляет понять, что в наше время информация - это капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию об организациях но всему миру, стоят очень дорого. Однако зачастую приходится решать дилемму: либо сэкономить и при этом остается риск быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации.
2. Договоры с контрагентами
Договор выступает важнейшим средством индивидуального правового регулирования имущественных и неимущественных отношений. Он ведёт к установлению юридической связи между его участниками.
Составление договоров - ответственный и сложный процесс, ведь именно договор выступает в роли регулятора взаимоотношений контрагентов, поэтому от его грамотного составления зависит очень многое. Основной сложностью при оформлении договоров и контрактов является соблюдение всех требований к содержанию и форме документа, которые предъявляет Законодательство Российской Федерации. В договоре должны предусматриваться все существенные условия, установленные законом для данного вида документа, в противном случае договор будет считаться недействительным.
Как показывает практика, положения договоров формулируются таким образом, что остается вероятность их двойной трактовки. Согласно общим правилам, предложения в договоре не должны содержать формулировок, которые можно продолжить вопросом или которые оставляют нераскрытой, незавершенной формулировку.
Договор, в котором не прописаны ключевые моменты, как правило, порождает проблемы в будущем. Например, определенные в договоре размеры затрат на транспортировку, без определения, на которую из сторон эти затраты возлагаются, провоцирует проблему возврата таких затрат.
Более сложной проблемой является невыполнение сторонами существенных условий договора, закрепленных законодательством. Договор является заключенным, если стороны в должной форме пришли к соглашению по всем существенным условиям договора. При этом существенными условиями договора являются:
·условия о предмете договора;
·условия, определенные законом как существенные или необходимые для договоров данного вида;
·условия, в отношении которых нужно прийти к соглашению (по заявлению хотя бы одной стороны).
При условии доказательства в суде недостижения сторонами согласия по существенным условиям договора, такой договор будет признан незаключенным, то есть, таким, что не породил никаких прав и не создал никаких обязанностей для сторон такого договора.
Предложения в договоре не должны содержать формулировок, которые можно продолжить вопросом или которые оставляют нераскрытой, незавершенной формулировку.
Отдельно обратим внимание на форму договоров и их государственную регистрацию. Согласно общим правилам, договор может быть заключен в любой форме, если требование по форме договора не установлено законом. Договор, который подлежит нотариальному заверению или государственной регистрации, является заключенным с момента его нотариального заверения или государственной регистрации (а в случае необходимости, и того, и другого) - с момента государственной регистрации.
Активная договорная работа - показатель активной финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Если договорная работа поставлена в компании недостаточно хорошо - ей не избежать проблем с контрагентами и органами государственной власти. Разработка договора должна осуществляться опытным юристом, так как процесс составления договоров таит в себе массу подводных камней.
Разработка договора подразумевает максимальный учет интересов компании и возможность в будущем использовать пункты договора для защиты интересов компании в суде.
Поэтому организация договорной работы в компании обязательно требует привлечения профессиональных юристов, для которых разработка договора и последующее ведение договорной работы не представляет затруднений.
Составление договоров и ведение договорной работы требует от сторон владения базовыми знаниями юриспруденции.
Этим зачастую обеспечивается успешная договорная работа, проигрываются на несколько ходов вперёд все предусмотренные законом обстоятельства, при которых и происходит ведение договорной работы, с учётом особенностей того или иного вида договора (разработка договора аренды, купли-продажи и более сложных аспектах договорно-правовой работы).
Необходимо учесть, что в договоре возмездного оказания услуг должны быть указаны сроки и объем оказываемых услуг, то есть должны быть перечислены определенные действия, которые обязан совершить исполнитель, либо указана определенная деятельность, которую он обязан осуществить. Данные условия в соответствии с требованиями Гражданского кодекса Российской Федерации (ст. 779, 708, 783) являются существенными для данного вида договора, то есть условиями, при отсутствии которых договор не может считаться заключенным.
Документирование расчетов с контрагентами
При проверках предприятия налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению материалов, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда ведет легко предсказать - финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций. В бухгалтерском учете порядок создания, принятия, и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете». С 01 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету только, если они составлены по форме содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть, утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (форма);
код формы;
дату составления;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
личные подписи и их расшифровки.
В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации в первичные документы, могут быть, включены дополнительные реквизиты.
Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции.
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные ордера) и банковские документы не допускаются. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документ, с указанием даты внесения исправлений.
Все хозяйственные операции, связанные с расчетами с поставщиками и подрядчиками должны осуществляться на основе договоров. В договоре оговариваются: номенклатура поставляемого товара, цены, условия поставки, порядок оплаты, санкции за несоблюдение договорных условий и т.д. и т.п.
Купля-продажа - один из основных видов гражданско-правовой деятельности в многогранном имущественном обороте. Поэтому неслучайно в гражданском кодексе РФ в части второй, много внимания уделено правовому регулированию именно этого вопроса.
В организациях, - правильный и своевременный учет реализации товаров, продукции и оказанных услуг - обязательное условие успешной деятельности. Немаловажным является оформление соответствующими документами. Основными первичными документами при расчетах с покупателями служат: счет-фактура, накладная на отгрузку, платежное требование, выписка банка, платежное поручение к нам.
Учет расчетов с поставщиками предварительно ведется в ведомости расчетов с поставщиками. Все записи, в которых производятся на основании счетов поставщика, приходных документов об оплате. Наряду со сводной ведомостью открываются ведомости по каждому поставщику, что позволяет наблюдать реальную картину взаимоотношений. Соблюдать сроки платежей и, тем самым, избегать возможных санкций за нарушение договорных обязательств. Предприятия сами выбирают форму расчетов. Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются в удобной обеим сторонам форме и оговариваются в договоре или дополнительном соглашении. Это и безналичные расчеты и наличные, а также взаимозачет, бартер, расчеты с помощью векселей и т.д.
Надо отметить, что в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенную воду, тепловую и электрическую энергию, воду, телефон и т.п., выписанные на основании показаний измерительных приборов и действующих тарифов.
Поступление и оприходования ТМЦ - один из основных фактов хозяйственной деятельности предприятия. Документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее завершению.
ТМЦ, поступающие на предприятие, должны иметь все необходимые сопроводительные документы, предусмотренные законодательством, а так же условиям поставки и правилам перевозки грузов.
В случае выявления расхождений данных приемки и данных в сопроводительных документах, составляется «Акт об установлении расхождений в количестве (качестве) при приемке товарно-материальных ценностей». Акт составляется специальной комиссией в двух экземплярах. Один из которых отправляется поставщику вместе с претензией. Данные в оформлении приемных документах не могут быть пересмотрены, а сами документы являются основанием для расчетов с поставщиками.
Ответственные, за движением ТМЦ, лица периодически составляют отчетные документы, и предоставляют их в бухгалтерию. Сроки предоставления отчетности устанавливаются администрацией предприятия, исходя из конкретных условий работы.
На практике, на пример в торговых организациях, такую отчетность по движению товара составляют ежедневно, что с одной стороны увеличивают объем работы бухгалтерии, но с другой стороны эта работа становится более равномерно распределенной, а кроме того, фактическое движение товара находится постоянно под контролем бухгалтерии. В торговых организациях наиболее распространенным отчетом о движении товара предоставляемым в бухгалтерию является «товарный отчет».
Плательщики налога на добавленную стоимость при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) как облагаемых налогом на добавленную стоимость, так и не облагаемых налогом, составляют счета-фактуры и ведут журналы учета счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам.
Счет-фактура составляется организацией (предприятием) - поставщиком (подрядчиком) по мере отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) на имя организации - покупателя (потребителя, заказчика) в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки товара или предоплаты представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость в порядке, установленном федеральным законом.
В счет-фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяются подписью руководителя и печатью поставщика с указанием даты исправления.
Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета (возмещения) покупателю НДС в порядке, установленным федеральным законом.
Средства со счета могут быть списаны только по соответствующему распоряжению клиента. Без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом.
При оформлении выручки от покупателя прием наличных денег производится выпиской приходного кассового ордера, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция должна быть подписана так же кассиром, заверена печатью (штампом) кассира и оттиском кассового аппарата. Квитанция является частью приходного ордера, заполняется одновременно с ним и выдается только после получения денег.
контрагент договор документальный
Заключение
В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:
Преамбула.
Предмет договора.
Права и обязанности сторон.
Стоимость и порядок осуществления расчетов.
Особые условия договора.
Ответственность сторон.
Изменение, расторжение и прекращение договора.
Конфиденциальность.
Разрешение споров.
Обстоятельства непреодолимой силы.
Срок действия договора.
Адреса и реквизиты сторон.
Подписи сторон.
Понятие и условия договора оговорены в главе 27 Гражданского кодекса. Однако кодекс не содержит обязательных требований к реквизитам сторон, указываемым в договоре.
При составлении договора можно воспользоваться письмом Роскомторга от 9 ноября 1995 г. № 1-1492/32-21 «О рекомендациях по составлению договоров». В разделе 4 этих рекомендаций указано, что входит в реквизиты сторон. В частности, это почтовые и банковские реквизиты, а также адрес местонахождения организации. Вписываемые в договор реквизиты сторон должны быть достаточными, чтобы можно было в полной мере идентифицировать фирму. В них целесообразно включить также ее ИНН и КПП. Если какие-то данные не входят в договор, то стороны вправе обменяться ими дополнительно в ходе переписки.
Список использованной литературы
1.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2009 - 224 с.
2.Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 187 с.
3.Гражданское право. Т.1. / Под редакцией А. П. Сергеева и Ю. К. Толстого. М.: «Проспект», 2006 - 784 с.
Каждое коммерческое предприятие взаимодействует с контрагентами. В качестве контрагента можно рассматривать любого субъекта гражданского права, имеющего те или иные отношения с исходным предприятием.
Принимая решение об участии в той или иной форме экономического сотрудничества, субъекты бизнеса руководствуются вполне определенными интересами и пытаются решить конкретные задачи. Главной движущей силой, которая побуждает субъекта к поиску партнера, является наличие неудовлетворенной потребности. Осознание данной потребности ведет к формированию интереса к нахождению контрагента, обладающего определенными характеристиками. Таким образом, наличие субъекта, от которого можно получить искомую ценность, можно определить как наиболее существенное условие для возникновения сотрудничества. При отсутствии данного условия сотрудничество не возникает, так как нет предпосылок для кооперации.
Однако в некоторых случаях оно может возникнуть, если существует иллюзия того, что это условие выполняется. Эта ситуация вероятна в случае дефицита или недоброкачественной информации о потенциальном партнере, достаточно быстрой утрате последним своих «полезных» качеств, изменения обстоятельств сотрудничества, а также в случае неадекватной оценки собственных потребностей и мотивации к сотрудничеству на этапе выбора партнера. Например, производственное предприятие может выбрать конкретного поставщика сырья в своем регионе, а спустя некоторое время обнаружить аналогичного по цене, качеству и другим параметрам поставщика с более выгодным географическим расположением.
В данном случае сотрудничество с прежним партнером теряет экономический смысл, вследствие высоких транспортных издержек и возникает потребность в обращении к новому поставщику.
В настоящее время организация расчетов с контрагентами остается проблемой российских предприятий. Покупатели и заказчики часто задерживают оплату поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. У самого предприятия из-за неэффективной бюджетной политики также зачастую формируются обязательства перед поставщиками и подрядчиками. К сожалению, подобного рода ситуации неизбежны даже в условиях стабильной экономики и высокой культуры предпринимательской деятельности, для российских же предприятий подобные ситуации начинают носить будничный характер. В связи с этим, чтобы защитить свое предприятие от снижения деловой активности, нужно выработать политику ведения расчетов с контрагентами, составлять предварительные бюджетные планы на будущие периоды, создавать резервные фонды, предназначенные для стабилизации возникших неоплат, и, конечно же, систематически проводить ревизию дебиторской и кредиторской задолженности.
Анализ расчетов с контрагентами, проведенный в ряде строительных организаций, показал, что существуют типичные недостатки в ведении бухгалтерского учета расчетов с контрагентами.
Так, одним из недостатков является несвоевременность подписания дополнительных соглашений. Этот недочет может повлечь за собой следующее:
Во время налоговой проверки отсутствие конкретного документа повлечет за собой наложение налоговых санкций;
При возникновении разногласий между организацией и заказчиком подписанный договор (дополнительное соглашение) может послужить основой для их устранения;
Отсутствие подписанного договора (дополнительного соглашения) может повлечь за собой злоупотребление сторонами своими обязанностями;
Приступая к выполнению работ, для удобства организации бухгалтерского учета в бухгалтерии необходимо регистрировать номер заказа, на который в дальнейшем происходит списание материалов и других расходов, а также поступление денежных средств и реализация работ.
Рекомендации по улучшению практики расчетов с контрагентами сводятся к следующему: ответственным лицом в случае возникновения нарушения в виде несвоевременного подписания дополнительных соглашений и договоров является менеджер, курирующий объект. В связи с этим необходимо установить жесткие сроки, в течение которых менеджер должен организовать подписание соответствующих документов и разработать систему санкций за их нарушение.
При нарушении установленных сроков менеджер должен в письменном виде представить объяснение причин данного нарушения и обозначить срок представления договора (дополнительного соглашения).
При отсутствии заключенного дополнительного соглашения с заказчиком вина возлагается на бухгалтерию, которая подписала обходной лист, не потребовав у менеджера сдачи документов. В таком случае ответственность за подписание соглашения перекладывается на менеджера, которому этот объект был перепоручен.
Для устранения погрешностей в оформлении рекомендуется следующее:
Назначить бухгалтера-материалиста, который занимается введением в соответствующие регистры программы "1С" первичной документации, подтверждающей покупку ТМЦ, оказание услуг и т.д., ответственным за соблюдение правильности их оформления. Так, при обнаружении ошибки ответственное лицо обязано связаться с поставщиком и потребовать замены неверно оформленного документа; документ с ошибками бухгалтер-материалист должен подшить в книгу покупок, пометив его для дальнейшей замены при поступлении исправленного документа;
Обратить внимание сметчиков, которые занимаются выставлением актов, на то, что наименование работ, указанных в актах, должно строго соответствовать наименованию работ, названных в договоре;
Назначить заместителя главного бухгалтера, который занимается выставлением первичной документации заказчику, ответственным за соблюдение правильности ее оформления. Документы необходимо выписывать только на основании договора, что позволит фиксировать в первичной документации наименование работ, точно согласуя их с работами, прописанными в договоре, также позволит отследить возможность расхождения суммы реализации со стоимостью договора.
Дополнительную проверку оформления входящей и исходящей первичной документации может осуществлять главный бухгалтер при формировании книги продаж и книги покупок.
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности показал, что часто имеются просрочки по этим видам задолженности. Для регулирования расчетов с покупателями и заказчиками главному инженеру и менеджерам рекомендуется ежемесячно формировать график ожидаемых оплат, на основе которого сотрудники бухгалтерии будут проводить ревизию задолженности покупателей и заказчиков.
Сергей ГладышевИсточник: Работа и зарплата
Нередко деловые отношения ограничены контактами с коллегами в рамках родной компании. Но чаще профессиональный успех в той или иной степени зависит от качества взаимодействия сотрудников с людьми, не являющимися членами
Нередко деловые отношения ограничены контактами с коллегами в рамках родной компании. Но чаще профессиональный успех в той или иной степени зависит от качества взаимодействия сотрудников с людьми, не являющимися членами их трудового коллектива. Таких партнеров по взаимодействию условно можно разделить на несколько групп.
1. Непосредственно клиенты. Так как термин «клиенты» в настоящее время нередко используют неоправданно широко, уточним, что в эту группу входят только те люди, которым ваша компания продает какие-либо товары или услуги. В данном случае вполне применим распространенный штамп «юридические и физические лица», но мы взаимодействуем всегда с живыми людьми независимо от их делового или юридического статуса, поэтому клиентов будем подразделять на:
а) представителей компаний;
б) частных предпринимателей;
в) конечных потребителей.
Эта структуризация обусловлена тем, что у представителей указанных трех типов в деловом взаимодействии очень разные мотивация и психология поведения.
2. Поставщики товаров (услуг). Подразумевается взаимодействие в обратном (по сравнению с предыдущим пунктом) направлении, то есть именно вы как представитель компании будете выступать в роли клиента. Поставщиков товаров (услуг) также можно разделить на представителей компаний, частных предпринимателей и население, сдающее в заготконторы продукцию со своих приусадебных участков, дикие сборы, вторсырье и прочее.
3. Регуляторы. В эту группу входят представители государственных органов или отраслевых организаций, выполняющих функцию регулирования деятельности организаций определенного профиля.
4. Мытари. Таким дореволюционным термином можно назвать представителей всех государственных органов, взимающих деньги в виде налогов и прочих казенных сборов с хозяйствующих субъектов. Приведенная классификация нужна для того, чтобы понять, что к представителям разных групп контакторов нельзя подходить по универсальной схеме. Долговременное взаимодействие, нацеленное на достижение максимального эффекта, в огромной степени определяют два фактора:
Структура потребностей партнера;
Психологические механизмы принятия им профессионального решения.
К примеру, представители компаний очень часто разделяют цели организации, за достижение которых они получают свою зарплату, и личные интересы. Подобный внутренний конфликт мотивов нередко порождает такое явление в деловом взаимодействии, как взятка, когда человек решает вопрос личного обогащения за счет заведомо невыгодного решения своей профессиональной задачи. Частному же предпринимателю предлагать взятку бессмысленно, так как у него личный интерес совпадает с целями его бизнеса.
Механизмы принятия профессионального решения в ходе делового взаимодействия у разных групп людей также могут сильно отличаться.
Например, нередки ситуации, когда человек, с которым вы взаимодействуете, реально никакого решения по интересующему вас вопросу не принимает, а к большому начальнику вам прорваться не удается. В данной ситуации мотивировать контактора на максимальное удовлетворение ваших потребностей бессмысленно, так как от него все равно ничего не зависит. Другое дело, когда перед вами посетитель магазина, выбирающий себе новые туфли, готовый расплатиться наличными на месте.
Если покупка ситуативного товара, например мороженого, происходит неожиданно и под влиянием трудноуловимых эмоциональных элементов мотивации, то положения коммерческого договора на миллиардные суммы со сроком исполнения в несколько лет нередко прорабатывают годами с проведением многочисленных раундов переговоров и согласований.
В таком случае в организации - партнере по взаимодействию могут протекать сложные процессы противоборства, когда отдельные субъекты (менеджеры и группы влияния) проявляют различную степень заинтересованности в сотрудничестве с вашей компанией. Для достижения необходимого результата приходится учитывать эти внутренние процессы партнера вплоть до выхода на контакт со всеми его субъектами ради снятия их сопротивления посредством удовлетворения их потребностей.
В случае если процесс принятия решения в компании - партнере по взаимодействию очень сложен, для достижения максимального эффекта всегда необходимо стремиться усилить свое воздействие на то должностное лицо (или лица, если их несколько), которым оно определяется. Достигается это либо с прорывом непосредственно к менеджеру, принимающему решение, либо работой с его референтной группой, то есть лицами, имеющими на него какое-либо влияние.
Так, например, если обнаруживается, что крутой бизнесмен, выбирающий себе загородный дом, психологически полностью зависит от мнения своей подруги, то риелтору для достижения успеха полезно распространить свое взаимодействие и на нее, но сделать это так, чтобы не уязвить самолюбие мужчины с деструктивными последствиями для вашего контакта. В противном случае обидевшийся клиент может познакомить со своей дамой вашего конкурента.
Из всего вышесказанного следует сделать вывод, что прежде чем пытаться оказать какое-либо воздействие на своего партнера по деловым контактам, необходимо хорошо его узнать. Изучение мотивации партнера, а также механизмов и реальных субъектов принятия решения, пожалуй, и составляет главную задачу в деловом взаимодействии с внешними по отношению к вашей организации контакторами. Хорошо, когда необходимую информацию дает маркетинговая служба вашей компании. Однако маркетологи обычно сосредоточены на изучении клиентов и в значительно меньшей степени занимаются поставщиками, особенно непрофильными (например, вряд ли маркетологи торговой компании предоставят ее финансисту информацию по кредитным организациям). Что касается партнеров по некоммерческому взаимодействию из третьей и четвертой групп, то сбором необходимой информации, как правило, приходится заниматься самостоятельно или прибегать к услугам фирм и лиц соответствующего профиля.
При осуществлении непосредственного взаимодействия в России обычно придерживаются одной из двух стратегий: одноразового или долговременного сотрудничества. В цивилизованном мире первый вариант взаимодействия является уделом лишь мошенников и проходимцев, но у нас, к сожалению, он еще очень распространен в арсенале вполне респектабельных компаний.
Суть стратегии, нацеленной на одноразовое сотрудничество, заключается в игнорировании базовой удовлетворенности вашим партнером от взаимодействия с вами. Как говорится на современном жаргоне российских коммерсантов, «клиенту надо впарить товар». Для этого применяют различного рода манипуляции, побуждающие человека принять нужное вам решение по принципу «здесь и теперь». А что будет с клиентом после того, как он по прошествии некоторого времени придет в себя и обнаружит свои потребности неудовлетворенными при пустых карманах, многих коммерсантов по-прежнему беспокоит мало. В итоге клиент для последующего возможного взаимодействия безвозвратно потерян.
Но «профессионалы», руководствующиеся такой стратегией во взаимодействии, полагают, что на их век «свежих» клиентов для одноразового контакта хватит и предпочитают поиск новых покупателей налаживанию долговременного сотрудничества с уже имеющимися.
Для основательного карьерного роста более адекватна стратегия долговременного взаимодействия, так как в этом случае многие клиенты становятся преданными вам лично и готовы продолжать сотрудничать с вами даже при смене вашего места работы. А вы при поиске новой работы получаете возможность козырять перед потенциальным работодателем таким профессиональным капиталом, как своя клиентская база. Сосредоточимся на изложении особенностей этой стратегии.
При долговременном взаимодействии, как правило, не существует дефицита времени на изучение партнера (определение типовых и индивидуальных психологических характеристик, структуры потребностей, механизмов принятия решения, субъектов принятия решения и их референтных групп влияния). Поэтому первые контакты обычно заполнены активным знакомством, когда обе стороны дают друг другу максимум возможных сведений о себе. В этой ситуации недопустима односторонность в получении информации, когда один партнер старается выудить из другого как можно больше необходимого, а сам при этом закрывается так, словно собирается воевать. Обычно подобной тактике придерживаются из соображений безопасности бизнеса, существующего в крайне криминализованной и конкурентной среде.
Важно понять, что качественного взаимодействия достичь не удастся, если вы в своем партнере будете видеть потенциального конкурента или «засланного казачка» от мафии. А взаимная максимальная открытость служит как эффективному сотрудничеству, так и вопросам безопасности. Если вы готовы стать объектом тщательной проверки службой безопасности вашего партнера по взаимодействию, то и он, в свою очередь, перед вами таиться не будет. При условии, конечно, что он придерживается тех же принципов сотрудничества. Проникая в своем взаимодействии с организацией все глубже в ее структуры, необходимо сохранять хорошие отношения со всеми контакторами ранних этапов, с которых начиналось ваше сотрудничество с этой компанией, которые помогали вам в развитии установившихся связей.
Нередко можно наблюдать ситуацию, когда при переходе от одних контакторов к другим, более значимым и влиятельным в компании, прежних партнеров пренебрежительно забывают и сбрасывают как балласт. Подобное поведение не только непорядочно, но и опрометчиво, так как впоследствии может выясниться, что мелкий клерк, выведший вас к большому начальнику, является наиболее значимым членом его референтной группы, к чьему мнению руководитель всегда прислушивается с детских лет. Не исключено, что именно благодаря этой старой связи вам и удалось прорваться так быстро на верх, а вы, не поняв скрытых пружин неизвестного пока вам механизма, высокомерно «пнули отработанный материал».
Подобные поступки ведут к коррозии стратегии на долговременное сотрудничество. Фактически это стратегия на долговременное взаимодействие с компанией в лице постоянно меняющихся ее представителей, когда с каждым конкретным контактором взаимодействие одноразовое. При таком подходе можно уподобиться Наполеону, который на пути к Москве разорил смоленскую дорогу, а потом по ней же был вынужден возвращаться обратно, неся огромные потери. Оставляя за собой «выжженное» пространство, вам придется все время искать новые пути для дальнейшего продвижения.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда начавшееся взаимодействие обнаружило некоторое несовпадение ваших с партнером интересов. Хорошо изучив структуру мотивации партнера по взаимодействию, вы заметили, что он «залип» на каком-то одном варианте удовлетворения своей потребности то ли по незнанию других альтернатив, то ли по каким-то посторонним причинам. А ваше предложение вполне адекватно для его реальной потребности. В таком случае нельзя пытаться склонить партнера к своему варианту чрезмерными усилиями. Все время помните, что установившаяся между вами связь имеет определенный предел прочности на разрыв, который можно превысить неаккуратным движением. В деловых отношениях надо действовать осторожно, настойчиво и непрерывно.
Верхом мастерства в деловом взаимодействии является налаживание совместного планирования деятельности. Если удастся получить от клиента план закупок продукции на год, то это позволит вашей компании оптимизировать производственную деятельность, добившись снижения себестоимости. Даже если клиент нарушит свой собственный план, подставив вас, всегда есть возможность обратить этот факт против него, вызвав у партнера чувство вины и готовность как-то компенсировать безответственность. Совместное планирование в настоящей российской действительности далеко не всегда удается наладить по той причине, что еще очень многие отечественные компании вообще не планируют свою деятельность, предпочитая действовать ситуативно.
Среди российских бизнесменов очень распространено убеждение о невозможности планирования деятельности в условиях быстро меняющейся и непредсказуемой российской действительности, вынуждающей работать в режиме реагирования на текущие вызовы внешней среды. Поэтому взаимодействие с партнером часто связано с настойчивым побуждением его к планированию деятельности хотя бы для вас. Даже если такие планы для внешнего потребления и не изменят поведения вашего партнера по взаимодействию, в процессе их составления вы сможете лучше разобраться в кухне их бизнеса, понять закономерности формирования и развития их потребностей, значимых для вас.
Сергей ГЛАДЫШЕВ, психолог, управленческий и кадровый консультант
Регулярное общение с контрагентами компании оказывается одной из основных функций бухгалтеров, которая отнимает достаточное количество рабочего времени. Поэтому четкая организация документооборота с внешними контрагентами очень важна.
Какие бывают контрагенты
Всех контрагентов можно разделить на две группы: контрагенты, от которых зависим мы, и контрагенты, которые зависят от нас.
С теми, кто зависит от нас, разговор короткий — если хотите работать с нами, выполняйте наши требования к оформлению и срокам передачи первичных документов. А если кто-то не будет их выполнять — мы можем поменять его на более адекватного.
А от кого зависим мы? Во-первых, от органов власти (налоговая инспекция, ПФР, миграционная служба и т. д.). Во-вторых, от поставщиков-монополистов (Газпром, РЖД…). В-третьих, от крупных покупателей нашей продукции. Таким контрагентам диктовать условия бессмысленно. Скорее, наоборот, нам приходится подстраиваться под их требования и сроки.
Почему так важно выделить привилегированных контрагентов
Начнем с контрагентов, от которых зависим мы. Четкий список таких VIP-контрагентов позволит существенно снизить расход ценного времени бухгалтерии. Как правило, мы возимся со всеми без разбора и тратим время на всех, включая самых мелких
Когда контрагенты разбиты на две части, то возиться нужно только с первой группой. Бывает, что бухгалтерия вынуждена сама делать документы за особо важных поставщиков и отвозить бумаги, а сотрудники компании-партнера только печать ставят и расписываются. А что делать? Мы от них зависим. Но, как показывает практика, таких избранных контрагентов набирается не более 10 процентов от общего числа.
Остальные 90 процентов автоматически попадают во второй список. Чувствуете, как теперь снизится ваша нагрузка?
Кто должен составлять перечень привилегированных контрагентов? Ни в коем случае нельзя делегировать эту задачу соседних подразделений, например коммерческому или начальнику отдела снабжения. Ведь тогда в него попадут практически все, с кем они работают.
Утверждение списка — прерогатива исключительно генерального директора. Руководитель заинтересован в том, чтобы перечень был максимально коротким. Ведь чем длиннее он будет, тем больше времени, а следовательно, и денег вправе потребовать за такое VIP-обслуживание главный бухгалтер.
Как организовать работу с контрагентами, которые зависят от нас
С контрагентами, которые зависят от нас, все просто. Первое, что нужно сделать при организации документооборота, — разработать регламентирующие документы на все случаи жизни и обеспечить доступ к ним. Для начала введем приемные часы для бухгалтерии и отдельно для главбуха. Далее график документооборота. Нужно комфортные для нас сроки поступления документов. И обязательно прописать порядок приема-передачи.
Затем имеет смысл разработать инструкцию по оформлению документов: акта, накладной, счета-фактуры. К ней лучше приложить образцы заполнения и донести до всех контрагентов, что документы, оформленные неправильно, приниматься не будут.
И последний момент — взаиморасчеты. Вводим новый порядок, по которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт корректно оформленными документами. Все отклонения от правила возможны только со служебной запиской от курирующего подразделения, завизированной у директора.
Чтобы донести эту информацию до контрагентов, можно создать информационный стенд перед входом в бухгалтерию или специальный раздел на сайте компании. Не лишним будет подготовить стандартный договор и указать в нем все условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов.
Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами.
Чтобы оперативно выявлять отклонения от установленных правил работы с контрагентами, надо настроить внутреннюю отчетность. Желательно создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать одну задачу. Основными будут отчет о соблюдении графиков документооборота, контроль уровня дебиторской задолженности и отчет о ходе сверки взаиморасчетов.
В отчете о соблюдении графиков документооборота бухгалтер может увидеть бумаги, поступившие с опозданием или пока не пришедшие вообще. Чтобы картина была более наглядной, стоит оценивать не только суммы по документам, но и количество самих бумаг. К примеру, не получено документов на сумму 500 000 руб. И это может быть всего один счет, а может и 500. Контроль уровня дебиторской задолженности показывает незакрытые авансы. Отчет необходимо настроить в разрезе контрагентов, договоров и документов.
Чтобы получаемые из отчетов цифры были более наглядными, нужно предусмотреть возможность сортировки данных по срокам и по отделам. А для этого необходимо, чтобы за каждым договором было закреплено ответственное подразделение. Тогда вне зависимости от того, кто вносит в программу реквизиты нового документа, бухгалтер будет понимать, кто его курирует.
Отчет о ходе сверки взаиморасчетов — итоговый, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.
Как провести сверку взаиморасчетов с минимальными усилиями
Сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо проводить ежегодно в рамках инвентаризации счетов учета Но можно делать ее и раз в квартал. А с компаниями, с которыми осуществляется большой объем сделок — ежемесячно.
Отчет о ходе сверки помогает сделать процесс более наглядным. Чтобы он начал помогать в работе, необходимо наполнить бухгалтерскую программу определенными сведениями. Прежде всего, это касается карточки контрагента. В нее включаем следующие поля: периодичность сверки (например, «раз в квартал») и сроки сверки (скажем, «с 1-го по 5-е число»). В отчет также стоит внести колонку «Ответственное подразделение». Это удобно для бухгалтерии: если в акте сверки с каким-либо контрагентом есть расхождения, то сразу понятно, к кому идти с просьбой разобраться. А заодно видно, с контрагентами каких подразделений больше всего проблем, за кем больше всего числится неподтвержденной задолженности.
Часть отчета с информацией о суммах советую сделать из трех колонок: «Сальдо расчетов (по нашим данным)», «Сальдо расчетов (по данным контрагента)» и «Разница сальдо». Строка «Итого» в отчете позволит оценивать состояние процесса сверки в целом. Для этого достаточно сопоставить значения сальдо по данным нашей компании и сальдо по данным наших контрагентов.
Как наладить отношения с контрагентами, если менеджеры не помогают
Для организации документооборота с контрагентами нужно, во-первых, установить контакты с бухгалтерией Ни в коем случае не стоит общаться с менеджерами другой компании! Мало того что это лишнее звено в цепочке только усилит эффект испорченного телефона, так еще и времени на объяснение того, что нам нужно, будет уходить гораздо больше.
Во-вторых, попытаться встать на место бухгалтера контрагента и понять, что ему мешает передавать документы вовремя и правильно оформленными. Возможно, удастся найти бесконфликтные способы решения проблем.
И в-третьих, разговаривать с других компаний доброжелательно и конструктивно, избегая неконкретных фраз типа «так положено по законодательству» или «это же очевидно, что нужно делать именно так». Лучше приведите ссылку на конкретный пункт нормативного документа. При таком стиле общения взаимопонимания удастся достичь гораздо быстрее.
П. Меньшиков
,
эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб
